Privacy Statement WebCasso B.V.

PRIVACY STATEMENT WEBCASSO B.V.

Inleiding

Webcasso B.V. (hierna: “Webcasso”) heeft de privacy van opdrachtgevers, klanten (debiteuren) en medewerkers/sollicitanten hoog in het vaandel staan. Als incasso organisatie/gemachtigde verwerkt Webcasso persoonsgegevens en daarmee is zij verantwoordelijk voor correcte verwerking van deze gegevens. Hoe we dat doen, beschrijven we in dit privacy statement.

Webcasso behoudt zich het recht voor om dit privacy statement te wijzigen. Webcasso raadt u aan om dit privacy statement regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Webcasso als verwerkingsverantwoordelijke

Voor zover Webcasso het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt is zij als verantwoordelijke in de zin van de privacy verordening (“AVG”) aan te merken.

Welke persoonsgegevens we verwerken en waarom dat noodzakelijk is, lichten we hieronder nader toe.

Wanneer Webcasso alleen werkzaamheden voor een opdrachtgever uitvoert, waarbij de opdrachtgever zelf doel en middelen vaststelt, dan is Webcasso als ‘verwerker’ in de zin van de AVG aan te merken.

Voorwaarden

Voor de verwerking van persoonsgegevens is het voor ons van belang dat de opdrachtgever deze gegevens op rechtsgeldige wijze en met inachtneming van de AVG en andere toepasselijke privacy wet- en regelgeving heeft verzameld (verwerkt).

Daarbij dienen de klanten (debiteuren) in kennis te zijn gesteld van de voorgenomen overdracht van de vordering en de daarmede verband houdende verstrekking van de persoonsgegevens aan Webcasso en de verwerking van de persoonsgegevens door Webcasso en de aan haar gelieerde ondernemingen binnen de Credit Exchange groep.

Persoonsgegevens en doeleinden

Om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren, is het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk. Webcasso gebruikt de persoonsgegevens met inachtneming van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

De doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken zijn:

1 Uitvoering van de overeenkomst

• De dienstverlening houdt in:
• Het incasseren van vorderingen van opdrachtgevers op klanten (debiteuren);
• Het (gedeeltelijk) controleren van de juistheid van de vorderingen die bij ons worden aangeleverd;
• Aanschrijven van klanten om een vordering te incasseren;

 

2 Kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag

• Webcasso geeft gegevens (NAW, openstaand bedrag bedrag en betaalgedrag) door aan de aan haar gelieerde onderneming Direct Pay Services B.V. (KvK 24396800) die deze gegevens gebruikt voor de beoordeling ten aanzien van kredietrisico’s van klanten (debiteuren) en het voorkomen en opsporen van fraude.

 

3 Credit management

• Ontwikkeling van statistische modellen, met als doel het segmenteren van incassoportefeuilles waardoor verdere optimalisatie van het incassoresultaat wordt bereikt.

 

4 Contact met de klant (debiteur)

• Om het incassotraject zo goed mogelijk te laten verlopen, is contact met de klant (debiteur) noodzakelijk.

 

5 Uitbetalen aan opdrachtgever en/of klant (debiteur)

• Uitbetalingen aan opdrachtgevers en het terugbetalen aan klant (debiteur) van onverschuldigd ontvangen bedragen.

 

6 Controle van de identiteit van de betrokkene in geval van het uitoefenen van zijn rechten op grond van de AVG

• Op het moment dat een betrokkene een recht uit de AVG uitoefent, controleert Webcasso aan de hand van controlevragen of het verzoek daadwerkelijk door de betrokkene zelf is gedaan (controle van de identiteit). Indien noodzakelijk kan Webcasso vragen om een identiteitsbewijs te tonen of een kopie te sturen om de identiteit van de betrokkene te controleren. Zodra de identiteit van de betrokkene is gecontroleerd, wordt de kopie van zijn/haar identiteitsbewijs vernietigd.

 

7 Opnemen telefoongesprekken met opdrachtgevers en klanten (debiteuren)

• Om de telefonische dienstverlening door (de werknemers van) Webcasso te verbeteren, worden telefoongesprekken met opdrachtgevers en klanten (debiteuren) bij ons opgenomen. Ook nemen wij deze gesprekken op voor bewijsdoeleinden. Uiteraard informeren wij daar bij aanvang van het gesprek over.

Webcasso verwerkt de volgende persoonsgegevens van klanten (debiteuren) voor het erna genoemde doel:

NAW-gegevens (Naam adres woonplaats)	Uitvoering overeenkomst, kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag, Credit management, Contact met de klant (debiteur), Betalingen
Geslacht	Uitvoering overeenkomst, Contact met de klant (debiteur)
Geboortedatum	Uitvoering overeenkomst, Credit management
Kvk nummer	Uitvoering overeenkomst, Contact met de klant (debiteur)
Emailadres	Uitvoering overeenkomst, Contact met de klant (debiteur)
Telefoonnummer	Uitvoering overeenkomst, Contact met de klant (debiteur)
Factuurbedragen	Uitvoering overeenkomst, kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag, Uitbetalen
Betalingen	Credit management, kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag
Kopie ID-bewijs (Pasfoto en BSN afgeschermd)	Uitoefenen rechten uit de AVG
Bankrekeningnummer	Betalingen
Debiteurnummer	Uitvoering overeenkomst
Telefoongesprekken	Kwaliteitsverbetering en bewijsdoeleinden

Webcasso verwerkt de volgende persoonsgegevens van opdrachtgevers voor het erna genoemde doel:

NAW-gegevens	Uitvoering overeenkomst, contact opnemen met opdrachtgevers, verrichten van betalingen, Verificatie van de opdrachtgever bij het aangaan van de overeenkomst (tussen Webcasso en de opdrachtgever), verrichten van betalingen
KvK uittreksel gegevens	Uitvoering overeenkomst, verificatie van de opdrachtgever bij het aangaan van de overeenkomst (tussen Webcasso en de opdrachtgever),
Bankrekeningnummers	Verrichten van betalingen, boeken van betalingen
Betalingen	Incassodienstverlening
E-mailadres	Contact opnemen met opdrachtgevers
Telefoonnummer	Contact opnemen met opdrachtgevers
Factuurbedrag	Betalingen
Kopie ID bewijs (Pasfoto en BSN afgeschermd)	Uitoefenen rechten uit de AVG
Telefoongesprekken	Kwaliteitsverbetering en bewijsdoeleinden

Webcasso verwerkt de volgende persoonsgegevens van prospects voor het erna genoemde doel:

 

NAW-gegevens	Contact opnemen met prospect
E-mailadres	Contact opnemen met prospect
Telefoonnummer	Contact opnemen met prospect

Webcasso verwerkt de volgende persoonsgegevens van (contactpersonen van) externe partijen en dienstverleners voor het erna genoemde doel:

 

NAW-gegevens	Contact opnemen met partij/dienstverlener
Telefoonnummer	Contact opnemen met partij/dienstverlener
Emailadres	Contact opnemen met partij/dienstverlener

 

Webcasso verwerkt de volgende persoonsgegevens van sollicitanten voor het erna genoemde doel:

NAW	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Geslacht	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Telefoonnummer	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Emailadres	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Geboortedatum	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Geboorteplaats	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
CV	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Sollicitatiebrief	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Aantekeningen/verslagen van Sollicitatiegesprek(ken)	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Referenties (naam en contactgegevens)	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures
Correspondentie met sollicitant	Uitvoering van sollicitatieprocedures voor het vervullen van vacatures

 

Op de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers is het Privacy statement (intern) Credit Exchange groep van toepassing.

Rechtsgrond verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens van klanten (debiteuren) is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij kredietwaardigheidstoetsing.

De verwerking van persoonsgegevens van opdrachtgevers is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de opdrachtgever partij is.

De verwerking van persoonsgegevens van prospects is noodzakelijk in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst waarbij de prospect partij zal zijn.

De verwerking van persoonsgegevens van (contactpersonen van) externe partijen en dienstverleners is gebaseerd op het uitvoeren van een (te sluiten) overeenkomst.

De verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten is noodzakelijk in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst waarbij de sollicitant partij kan zijn of vindt plaats na toestemming.

Webcasso ontvangt persoonsgegevens van: 

–             Opdrachtgevers;

–             Prospects;
–             Klanten (debiteuren);
–             Externe partijen en dienstverleners;

–             Sollicitanten en medewerkers.

In sommige gevallen is Webcasso genoodzaakt om persoonsgegevens aan derden door te geven. Dit geldt wanneer:

• het verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en;
• de verstrekking gebaseerd is op een wettelijke grondslag (dus mag op grond van de wet);

Webcasso kan persoonsgegevens verstrekken aan:

• Klanten (debiteuren) (het betreft eigen gegevens van klanten (debiteuren));
• Opdrachtgevers;
• Medewerkers van Webcasso;
• Direct Pay Services B.V.;
• Gerechtsdeurwaarder;
• Dienstverleners, voor zover zij als verwerker in de zin van de AVG diensten aanbieden aan Webcasso en de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening (zoals hostingbedrijven) en waarmee Webcasso verwerkersovereenkomsten heeft gesloten.

Bewaartermijn

Webcasso verwerkt persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld. Als een wettelijke bewaartermijn van toepassing, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar, dan wordt deze gehanteerd.

Persoonsgegevens kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard ten behoeve van statistische doeleinden of historisch onderzoek of archiefbeheer, waarbij passende waarborgen worden genomen.

Beveiliging

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, als ook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen treft Webcasso passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen  om de door haar verwerkte persoonsgegevens  te beveiligen. Deze maatregelen omvatten onder meer het volgende:

• de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens
• een kwalitatief goede inrichting van de diensten en systemen waarmee de verwerking plaatsvindt
• de mogelijkheid om bij een incident te zorgen dat persoonsgegevens niet permanent verloren gaan
• het periodiek testen en evalueren van de beveiliging
• medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens, verwerken deze alleen in opdracht van Webcasso (tenzij een wettelijke plicht anders bepaalt) 

Geheimhoudingsverklaring

Alle medewerkers die bij Webcasso betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de gegevens waarvan zij kennis hebben genomen. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt wanneer dat noodzakelijk is voor de functie-uitoefening van een medewerker. Iedere medewerker van Webcasso tekent bij het in dienst treden een geheimhoudingsverklaring.

Functionaris voor de gegevensbescherming

Webcasso heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. De functionaris voor de gegevensbescherming is bereikbaar via de volgende contactgegevens:

Adres:   Boompjes 254, 3011 XZ Rotterdam

Email:    privacy@webcasso.nl

Tel:        0180 – 691 630

 

Rechten

U heeft de volgende wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens die wij van u verwerken:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij van u hebben en wat wij daarmee doen
• Inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben
• Het laten wijzigen van persoonsgegevens
• Het laten verwijderen van persoonsgegevens
• Het recht op dataportabiliteit
• Het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik (denk aan de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot kredietwaardigheidstoetsing en betaalgedrag)
• Het recht op een menselijke blik bij besluiten

Vragen of verzoeken omdat u een recht wil uitoefenen kunnen worden gericht aan:

Webcasso B.V.
T.a.v. de functionaris voor de gegevensbescherming
Boompjes 254
3011 XZ Rotterdam

Wanneer u één van uw rechten uitoefent verzoeken wij u om u te identificeren.

Ook als u vragen heeft over privacy in het algemeen, dan kunt u altijd even contact met ons opnemen.

Klacht

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht kunt indienen.